TIETOSUOJASELOSTE
1. Taustatietoa henkilötietojen käsittelystä
Tässä tietosuojaselosteessa (Tietosuojaseloste) annetaan Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) (Asetus) mukaisesti tietoa siitä, miten PH Data Oy (PH Data) käsittelee henkilötietoja. Henkilötieto tarkoittaa mitä tahansa tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön, eli rekisteröityyn, liittyviä tietoja.
Tietosuojaselosteessa rekisteröity tai sinä tarkoittaa joko a) Yrityksen asiakasta tai asiakkaan edustajaa, b) Yrityksen mahdollista tulevaa asiakasta tai muuta henkilöä, joka on yhteydessä Yritykseen koskien Yrityksen palveluita tai tuotteita tai esimerkiksi ilmoittaessaan niihin liittyvästä viasta (kukin mahdollinen asiakas), tai c) Yrityksen yhteistyökumppanin (kuten urakoitsijan tai aliurakoitsijan) edustajaa.
PH Data käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja Tietosuojaselosteen, Asetuksen ja sovellettavan muun lainsäädännön mukaisesti. Yrityksellä on oikeus tehdä Tietosuojaselosteeseen muutoksia henkilötietojen käsittelyn muuttuessa esimerkiksi Yrityksen tarjoamien palveluiden tai lainsäädännön muutosten vuoksi. PH Data julkaisee päivitetyn Tietosuojaselosteen verkkosivustollaan.
Jos käytät Yrityksen verkkosivustoja, PH Data voi evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla kerätä sivustojen käyttämiseen tai päätelaitteeseen liittyviä tietoja. Lisätietoa Yrityksen verkkosivuilla käytettävistä evästeistä saat evästeselosteesta.
Tässä Tietosuojaselosteessa kuvatun käsittelyn lisäksi PH Data käsittelee rekisterinpitäjänä henkilötietoja esimerkiksi toimitilojensa kulun- ja kameravalvontaan, vierailijakäytäntöihin sekä HR-tarkoituksiin (työntekijöiden ja työnhakijoiden henkilötietojen käsittely) liittyen. Lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä edellä kuvatuissa tilanteissa saat ottamalla meihin yhteyttä osoitteessa Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen..
2. Tietosuojaselosteen sisältö
Tietosuojaseloste koostuu seuraavista osioista.
Sisällys
1. Taustatietoa henkilötietojen käsittelystä
2. Tietosuojaselosteen sisältö
3. Kuka vastaa henkilötietojesi käsittelystä?
4. Mihin tarkoituksiin ja millä perusteella PH Data käsittelee henkilötietojasi?
5. Käsitteleekö PH Data henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella?
6. Mistä PH Data saa henkilötietosi?
7. Kenelle PH Data siirtää tai luovuttaa henkilötietojasi?
8. Siirtääkö PH Data henkilötietojasi kolmansiin maihin?
9. Miten kauan PH Data säilyttää henkilötietojasi?
10. Miten PH Data suojaa henkilötietosi?
11. Mitä henkilötietojasi koskevia oikeuksia sinulla on?
12. Kehen voin olla yhteydessä henkilötietojeni käsittelyä koskevissa asioissa?
3. Kuka vastaa henkilötietojesi käsittelystä?
PH Data on asiakkaidensa ja näiden edustajien, mahdollisten asiakkaidensa, maanomistajien ja yhteistyökumppaniensa henkilötietojen rekisterinpitäjä. Tämä tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojesi käsittelyä näissä tilanteissa.
Siltä osin kuin PH Data käsittelee henkilötietojasi jonkin toisen yrityksen puolesta ja lukuun, esimerkiksi tuottaessaan kyseisen toisen yrityksen lukuun asiakaspalveluun liittyviä palveluja, henkilötietojesi rekisterinpitäjä ei ole PH Data vaan kyseinen toinen yritys, jonka lukuun PH Data toimii. Henkilötietojesi käsittely kuvataan tällöin kyseisen toisen rekisterinpitäjän tietosuojaselosteessa.
Yrityksen PH Data Oy:n tiedot ovat seuraavat:
PH Data Oy
Osoite: Sorvaajankatu 15, 00880 Helsinki
y-tunnus: 1656328-9
Puh: 010 830 1500
Sähköposti: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
Henkilötietojesi käsittelystä Yrityksessä vastaa tietosuojavastaava, jonka tiedot ovat seuraavat:
Tietosuojavastaava
Pekka Porras
Osoite: Sorvaajankatu 15,00880 Helsinki
Sähköposti: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
4. Mihin tarkoituksiin ja millä perusteella PH Data käsittelee henkilötietojasi?
| ASIAKKAIDEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY |
|||
| Käsiteltävät henkilötiedot |
Käsittelyn tarkoitus |
Käsittelyn peruste |
|
| · Perustiedot asiakkaasta, kuten nimi, syntymäaika, henkilötunnus, y-tunnus, asiakasnumero, käyttöpaikkanumero, äidinkieli ja kansallisuus; · PH Dataten yhteyshenkilöitä koskevat tiedot, kuten työnantajatiedot ja ammatillinen asema; · Yhteystiedot, kuten osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite; · Maksamiseen ja laskutukseen liittyvät tiedot, kuten laskutusta, maksuja, maksamista ja perintää koskevat tiedot, ennakkoarviot, vakiokorvaus- ja vahingonkorvaustiedot, taloudellista asemaa koskevat tiedot; · Asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot, kuten sopimusta, tilausta sekä voimassaolevia ja päättyneitä palveluja koskevat tiedot, asiointitiedot, puhelutallenteet, Yrityksen kanssa käyty kirjeenvaihto, sekä muut yhteydenotot ja markkinointiin liittyvät tiedot; · Palveluihin ja tuotteisiin liittyvät tiedot, kuten tilaus- ,voimassaolo-, muutos- ja päättymistiedot, häiriöihin liittyvät tiedot, verkko- ja mobiilipalveluiden käyttöä koskevat tarpeelliset tiedot, asiakkaan itse antamat tiedot kiinnostuksen kohteista, evästeet ja niiden käyttöön liittyvät tiedot; ja · Mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella käsitellyt tiedot. |
· Yrityksen liiketoimintaan liittyvien asiakassuhteiden ja tehtävien hoitaminen; · Yrityksen palveluiden ja tuotteiden tarjoaminen ja niistä tiedottaminen; ja · Mahdollisten väärinkäytösten selvittäminen. · |
· Yrityksen ja asiakkaan välisen sopimuksen täytäntöön paneminen · Yrityksen oikeutettu etu perustuen Yrityksen ja asiakkaan välisen sopimuksen täytäntöön panemiseen · Yrityksen lakisääteisen velvoitteen noudattaminen · Asiakkaan suostumus (jos suostumus on pyydetty ja annettu) · Siinä rajatussa määrin kuin PH Data käsittelee asiakkaan arkaluonteisia henkilötietoja, käsittely on tarpeen lainsäädännön nojalla |
|
| MAHDOLLISTEN ASIAKKAIDEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY |
|||
| Käsiteltävät henkilötiedot |
Käsittelyn tarkoitus |
Käsittelyn peruste |
|
| · Perustiedot mahdollisesta asiakkaasta, kuten nimi, syntymäaika, henkilötunnus, y-tunnus, asiakasnumero, käyttöpaikkanumero, äidinkieli ja kansallisuus; · PH Dataten yhteyshenkilöitä koskevat tiedot, kuten työnantajatiedot ja ammatillinen asema; · Yhteystiedot, kuten osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite; · Mahdolliseen asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot, kuten sopimusta, tilausta sekä voimassaolevia ja päättyneitä palveluja koskevat tiedot, asiointitiedot, puhelutallenteet, Yrityksen kanssa käyty kirjeenvaihto, muut yhteydenotot ja markkinointiin liittyvät tiedot; ja · Mahdolliset muut mahdollisen asiakkaan suostumuksella käsitellyt tiedot. |
· Yrityksen palveluiden ja tuotteiden tarjoaminen ja niistä tiedottaminen |
· Yrityksen ja mahdollisen asiakkaan välisen sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen · Yrityksen lakisääteisen velvoitteen noudattaminen · Mahdollisen asiakkaan suostumus (jos suostumus on pyydetty ja annettu) |
|
| YHTEISTYÖKUMPPANIEN EDUSTAJIEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY |
|||
| Käsiteltävät henkilötiedot |
Käsittelyn tarkoitus |
Käsittelyn peruste |
|
| · Perustiedot, kuten nimi, syntymäaika ja äidinkieli; · Henkilötunnus tai y-tunnus (sähköisen tunnistamisen yhteydessä) · Työsuhdetta koskevat tiedot, kuten työnantajatiedot ja ammatillinen asema; · Yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite; · Työn suunnittelu, suoritetut työtehtävät ja toimenpiteet; · Pätevyys- ja koulutustiedot; ja · Sijaintitiedot ja mahdolliset muut yhteistyökumppanin edustajan suostumuksella käsitellyt tiedot. |
· Yhteistyökumppanin edustajan tunnistaminen · Työtehtävien koordinointi ja seuranta · |
· Yrityksen oikeutettu etu perustuen Yrityksen ja yhteistyökumppanin välisen sopimuksen täytäntöön panoon tai Yrityksen ja asiakkaan välisen sopimuksen täytäntöön panoon · Lakien vaatimusten noudattaminen · Yhteistyökumppanin edustajan suostumus (jos suostumus on pyydetty ja annettu) |
|
20. Käsitteleekö PH Data henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella?
Osiossa 4 kuvattujen käsittelyn tarkoitusten ja perusteiden lisäksi PH Data voi käsitellä henkilötietojasi oikeutettuun etuun perustuen, erityisesti seuraaviin tarkoituksiin:
· Suoramarkkinointi ja muu kaupallinen tiedottaminen koskien Yrityksen tai sen konserniyhtiön palveluita tai tuotteita, ellet ole kieltänyt tällaista suoramarkkinointia tai tiedottamista
· Yrityksen ja asiakkaan välisen sopimuksen täytäntöön paneminen, kun PH Data käsittelee PH Datan asiakkaan edustajan henkilötietoja
· Yrityksen tuotteiden ja palvelujen toteuttaminen tai Yrityksen ja kumppanin välisen sopimuksen täytäntöön paneminen, kun PH Data käsittelee tuotteiden ja palveluiden toteuttamiseen osallistuvien yhteistyökumppanien työntekijöiden ja edustajien henkilötietoja
· Yrityksen palveluiden laadun varmentaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen, mukaan lukien asiakastyytyväisyyskyselyiden tekeminen
· Tehokkaan asiakastuen tarjoaminen, mukaan lukien puheluiden tallentaminen asiakaspalvelun laadun ja toimeksiantojen varmistamiseksi
· Häiriötilanteisiin valmistautuminen ja tietoturvallisuuden varmistaminen
· Yrityksen verkkosivuston toiminnan ylläpito ja tukeminen, mukaan lukien Yrityksen verkkosivuston ominaisuuksien säätäminen käyttökokemuksen parantamiseksi
· Tilastoanalyysi ja tutkimustarkoitukset
· Asiakirjojen arkistointi ja varastointi
Yrityksen sisäinen raportointi ja tilastointi oikeutettuun etuun perustuva käsittely on Yrityksen toimialalla tavanomaista eikä sinun etusi tai vapautesi tai henkilötietojesi suoja tarpeettomasti vaarannu tällaisessa käsittelyssä.
21. Mistä PH Data saa henkilötietosi?
PH Data saa henkilötiedot seuraavista tietolähteistä:
Rekisteröidyltä itseltään, erityisesti seuraavissa tilanteissa:
- Asiakkaan tai mahdollisen asiakkaan ottaessa yhteyttä Yritykseen;
- Asiakkaan solmiessa sopimuksen Yrityksen kanssa;
- Asiakkaan tai asiakkaan edustajan rekisteröityessä Yrityksen palveluiden tai tuotteiden käyttäjäksi;
- Yhteistyökumppanin edustajan rekisteröityessä Yrityksen palveluntarjoajaksi;
- Asiakkaan käyttäessä Yrityksen palveluita; tai
- Muun asiallisen yhteyden syntyessä Yrityksen ja rekisteröidyn välille.
Kolmansilta osapuolilta, erityisesti (ja kulloinkin lainsäädännön sallimissa rajoissa):
- Julkisista tietolähteistä, kuten Kaupparekisteristä;
- Yhteistyökumppanin edustajan työnantajalta;
- Viranomaisilta;
- Yrityksen konserniyhtiöiltä; ja
- Muilta mahdollisilta kolmansilta osapuolilta lainsäädännön sallimissa rajoissa.
22. Kenelle PH Data siirtää tai luovuttaa henkilötietojasi?
Yrityksen palveluiden tarjoaminen asiakkaille edellyttää tietyissä tilanteissa henkilötietojesi jakamista Yrityksen ulkopuolisille vastaanottajille alla kuvatusti. Alla kuvatuissa tilanteissa henkilötietojasi siirretään tai luovutetaan lainsäädännön ja viranomaismääräysten ja -ohjeistusten mukaisesti ja vain niiden sallimissa rajoissa.
PH Data jakaa henkilötietojasi Yrityksen palveluntarjoajien kanssa siinä määrin kuin Yrityksen palveluiden ja tuotteiden tuottaminen sitä edellyttää. Nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietojasi Yrityksen puolesta tai lukuun henkilötietojen käsittelijöinä. Palveluntarjoajia ovat etenkin kumppanit, IT-järjestelmäpalvelutoimittajat, laskutus- ja saatavienhallintaa koskevien palveluiden tuottajat, sekä palveluntarjoajat, jotka tarjoavat Yritykselle markkinointiin, asiakastyytyväisyystutkimuksiin ja -viestintään sekä yhteistyökumppaneiden työtoimenpiteiden koordinointiin ja seurantaan liittyviä palveluita.
PH Data luovuttaa henkilötietojasi vastaanottajille, joista tulee henkilötietojesi rekisterinpitäjiä. Näitä henkilötietojen vastaanottajia ovat Yrityksen saatavien perinnästä vastaavat palveluntarjoajat sekä ammattimaiset palveluntarjoajat kuten Yrityksen tilintarkastaja sekä taloudelliset ja oikeudelliset neuvonantajat. PH Data voi lisäksi luovuttaa henkilötietoja tilastollisiin ja tutkimuksellisiin tarkoituksiin muun muassa yliopistoille ja muille tutkimusorganisaatioille.
PH Data voi jakaa henkilötietojasi myös Yrityksen konserniyhtiöille oikeutetun edun perusteella ja muun muassa käsitellä henkilötietojasi konserniyhtiöiden yhteisissä tietojärjestelmissä, sekä jakaa niitä mahdollisille sijoittajille tai omistajatahoille, jos Yrityksen toiminta tätä edellyttää.
PH Data voi myös jakaa henkilötietojasi viranomaisille sikäli kuin Yrityksen tarjoamat palvelut tai tuotteet, mahdollisten väärinkäytösepäilyiden selvittäminen tai lainsäädäntö tätä edellyttävät.
23. Siirtääkö PH Data henkilötietojasi kolmansiin maihin?
PH Data voi siirtää henkilötietojasi Euroopan Unionin jäsenvaltioiden (EU) alueen tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle, jos se on edellä kuvatun henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojenkäsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Tietosuojan taso voi Euroopan talousalueen ulkopuolella olla alhaisempi kuin Euroopan talousalueella. Tällaisessa tilanteessa PH Data soveltaa asianmukaisia suojatoimia varmistaakseen henkilötietojesi suojan soveltamalla esimerkiksi Euroopan komission päätöksen mukaisia mallisopimuslausekkeita henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin (saatavilla: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en).
24. Miten kauan PH Data säilyttää henkilötietojasi?
PH Data säilyttää henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksen vuoksi, kuten Yrityksen ja sinun tai Yrityksen ja yhteistyökumppanin välillä solmitun asiakas-, yhteistyö- tai muun sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai sen mukaisten oikeuksien ja velvollisuuksien selvittämiseksi.
Lainsäädännön vaatimusten noudattamiseksi ja mahdollisen vahingonkorvausvastuun varalta henkilötietojen säilytysaika on vähintään 10 vuotta sopimuksen päättymisestä. Yrityksellä voi kuitenkin olla velvollisuus säilyttää henkilötietojasi pidempään kuin se on tarpeen tietyn käsittelyn tarkoituksen vuoksi, esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
· Lainsäädäntö tai viranomaismääräykset tai -ohjeistukset velvoittavat säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi kirjanpidollisia asioita koskevan lainsäädännön tai viranomaismääräysten ja -ohjeistusten vuoksi); tai
· Henkilötietojen säilyttäminen on tarpeen sen todentamiseksi, että PH Data on toteuttanut lakisääteiset velvollisuutensa, tai oikeudellisten vaatimusten selvittämiseksi, niissä puolustautumiseksi tai niihin vastaamiseksi.
PH Data arvioi säännöllisesti henkilötietojesi tietotyyppikohtaiset säilytysajat. Kun henkilötietojasi ei enää tarvita, PH Data poistaa ne tai tekee niistä mahdollisimman pian tunnistamattomia. Jos haluat lisätietoa henkilötietojesi säilyttämisestä tiettyä tarkoitusta varten, voit olla yhteydessä Yrityksen tietosuojavastaavaan osoitteessa Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
25. Miten PH Data suojaa henkilötietosi?
Sähköisessä muodossa olevat henkilötietosi on suojattu Yrityksen toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin teknisin keinoin kuten palomuurein ja salasanoin. Muut kuin sähköisessä muodossa olevat henkilötietojasi sisältävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin asiattomilta on pääsy estetty.
Ainoastaan yksilöidyillä Yrityksen tai sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien palveluntarjoajien työntekijöillä on pääsy henkilötietoihisi Yrityksen myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti. Henkilötietojesi käsittelyyn osallistuville Yrityksen työntekijöille PH Data järjestää säännöllisin väliajoin koulutuksia, joilla varmistetaan henkilötietojen käsittelyn edellyttämä asiantuntemus.
PH Data huomioi siihen sovellettavan lainsäädännön ja viranomaismääräykset ja -ohjeistukset ja toimialajärjestöjen ohjeet henkilötietojesi luottamuksellisen käsittelyn varmistamisesta.
26. Mitä henkilötietojasi koskevia oikeuksia sinulla on?
Sinulla on alla luetellut oikeudet koskien Yrityksen käsittelemiä henkilötietojasi. Oikeudet eivät ole ehdottomia ja kunkin oikeuden toteuttamiseen on säädetty lainsäädännössä ja mahdollisissa viranomaismääräyksissä ja -ohjeistuksissa poikkeuksia ja edellytyksiä, joita ei ole tyhjentävästi kuvattu alla.
· Oikeus saada pääsy henkilötietoihin: Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö PH Data henkilötietojasi. Jos Yrtys käsittelee henkilötietojasi, sinulla on lisäksi oikeus saada tieto esimerkiksi henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksesta.
· Oikeus henkilötietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus pyytää PH Datatä oikaisemaan epätarkat ja virheelliset henkilötietosi.
· Oikeus henkilötietojen poistamiseen: Sinulla on oikeus pyytää PH Datatä poistamaan henkilötietosi esimerkiksi, jos henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai jos henkilötietojesi käsittely on lainvastaista.
· Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia ja muuta kaupallista tiedottamista varten. Lisäksi sinulla on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä erityiseen tilanteeseesi perustuen ja ellei PH Data pysty näyttämään tällaiselle käsittelylle tärkeätä ja perusteltua syytä.
· Oikeus peruuttaa suostumus: Jos olet antanut nimenomaisen suostumuksesi tiettyyn käsittelyyn, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi.
· Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä siksi aikaa, kun PH Data tutkii ja tarkistaa pyyntösi.
· Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus saada Yritykselle antamasi henkilötiedot omaan käyttöösi jäsennellyssä muodossa.
Voit käyttää yllä kuvattuja oikeuksiasi olemalla yhteydessä Yrityksen tietosuojavastaavaan osoitteessa Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
27. Kehen voin olla yhteydessä henkilötietojeni käsittelyä koskevissa asioissa?
Jos sinulla on kysyttävää tai huomautettavaa henkilötietojesi käsittelystä tai Tietosuojaselosteesta, tai jos haluat käyttää sinulle kuuluvia oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Yrityksen tietosuojavastaavaan osoitteessa Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
Ennen pyyntösi tarkempaa käsittelyä Yrityksen on tunnistettava sinut. Jos et anna tarvittavia lisätietoja eikä sinua voida tunnistaa, Yrityksellä on oikeus kieltäytyä käsittelemästä pyyntöäsi. Muilta osin PH Data vastaa pyyntöihisi lainsäädännön edellyttämässä aikataulussa ja niiden mukaisesti.
Jos et ole tyytyväinen Yrityksen antamaan vastaukseen, tai jos uskot Yrityksen käsittelevän henkilötietojasi lainvastaisesti, voit olla yhteydessä Suomen tietosuojavaltuutetun toimistoon.